Статья: СПЕЦИФИКА СОСТАВЛЕНИЯ УКАЗАТЕЛЯ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ (НА ПРИМЕРЕ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНОБРНАУКИ РОССИИ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ) (2024)

Представлен обзор публикаций участников проекта InterPARES Trust AI по вопросам применения технологий искусственного интеллекта в работе с документированной информацией. Рассматриваются инструменты технологии искусственного интеллекта, такие как компьютерное зрение (computer vision), обработка естественного языка (natural language processing, NLP), технологии повышения конфиденциальности данных (privacy enhancing technologies, PETs), уязвимости больших языковых моделей (large language models, LLMs), применительно к проблеме обеспечения безопасности систем искусственного интеллекта при работе с документами. Делается вывод о необходимости формирования подходов к обеспечению безопасности применяемых систем искусственного интеллекта.

Представлен обзор Всероссийской научной конференции с международным участием «Формирование отечественной научной школы документоведения: имена и идеи», состоявшейся 20 ноября 2024 года в Историко-архивном институте Российского государственного гуманитарного университета.

Анализируется Закон Европейского союза «Об искусственном интеллекте» в качестве нормативного правового акта, регулирующего правовой статус систем искусственного интеллекта и устанавливающего ответственность за принятые ими решения. Рассматривается классификация систем искусственного интеллекта, основанная на оценке уровней риска, требования к документированию их жизненного цикла. Делается вывод о значимости междисциплинарного подхода при разработке норм, регулирующих специфические вопросы функционирования систем искусственного интеллекта применительно к делопроизводству и архивному делу.

Рассматриваются вопросы нормативной регламентации определения основных понятий делопроизводства, положений о создании и функционировании электронной подписи, некоторых ситуаций, возникающих при формировании документального фонда организации. На основе анализа действующих нормативно-правовых актов и оценки качества норм формулируются предложения по совершенствованию нормативно-правовой регламентации делопроизводства.

Анализируются предложения по развитию нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и архивного дела в условиях применения цифровых технологий в документационном обеспечении управления и расширения использования электронной формы документирования, подготовленных в рамках научно-исследовательской работы «Совершенствование нормативно-правового обеспечения сферы делопроизводства с учетом развития электронного документооборота». Обосновывается использование теоретических и методологических основ концепции континуума документа, предполагающего сквозную ответственность за документ в рамках его жизненного цикла - от создания до организации работы с ним в архиве. Такой подход рассматривает отдельные отраслевые документы в качестве системы, а следование данной концепции предполагает регламентированное создание сквозных процессов работы с документами на основе единых технологических подходов.

На основе анализа нормативных правовых актов, регламентирующих практику документационного обеспечения управления и архивного дела, нормативных правовых актов в области оценки квалификации, а также действующих профессиональных стандартов и квалификационных справочников рассматривается процесс формирования квалификационных требований к работникам сферы документационного обеспечения управления и архивного дела.

Охарактеризован примерный перечень тематических групп сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для его безопасности, представленный в Методических рекомендациях ВНИИДАД. Даны нормативно-правовые обоснования выделения этих тематических групп. Раскрыты виды архивных документов, которые могут содержать соответствующие сведения.

Рассматриваются отдельные аспекты разработки новой редакции Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Представлены предложения по внесению изменений в Перечень и даны их обоснования.

Рассматриваются вопросы организации управления архивным делом государств - участников СНГ, разработка и совершенствование национального законодательства об архивном деле и иных нормативных правовых актов по различным направлениям архивного дела.

Представлен обзор материалов круглого стола «Электронные научно-технические документы как объект архивного хранения», проведенного 5 декабря 2024 года в рамках выполнения ВНИИДАД научно-исследовательской работы по государственному заданию Федерального архивного агентства на 2023-2024 годы. В докладах были освещены вопросы хранения, комплектования, учета и использования электронных научно-технических документов, проблемы и перспективы организации их приема на хранение в государственные архивы.